Praca grupowa jest niezbędna w firmach szczególnie przy realizacji wszelkiego rodzaju projektów . Czasami „praca grupowa” oznacza możliwość wspólnego planowania zadań przy użyciu poczty elektronicznej i kalendarza, ale dopiero przy użyciu nowoczesnych programów komputerowych menedżerowie mogą efektywnej zaplanować pracę, sprawniej przydzielać zadania i w efekcie wykonać założenia projektu w ustalonym terminie . Wybierając aplikację do pracy grupowej trzeba przemyśleć swoje potrzeby i sprawdzić , czy aplikacja posiada moduły umożliwiające ich zaspokojenie.

Koordynujący pracę przydziela każdemu, kto bierze udział w pracy grupowej login i hasło dające dostęp do aplikacji i jej modułów, daje określone uprawnienia i przydziela zadania do wykonania . Dzięki narzędziom służącym do pracy grupowej możliwa jest również komunikacja internetowa pomiędzy osobami biorącymi udział w projekcie poprzez fora dyskusyjne, czaty oraz system komentarzy. Koordynujący pracę grupową ma również możliwość generowania zestawień określających zaawansowanie prac, czas pozostający do zrealizowania projektu i ocenę aktywności wszystkich pracowników . Możliwa jest również archiwizacja danych i ich dalsza analiza.